Effektive Lagerhaltung und Bestellung von medizinischen Artikeln in Altenheimen

Die richtige Menge an medizinischen Artikeln in einem Altenheim zu haben, ist ein Balanceakt. Zu viel Material kann zu Verschwendung und unnötigen Kosten führen, während zu wenig die Patientensicherheit gefährden kann. Verbandsmaterial, Katheter und andere Verbrauchsmaterialien haben oft eine begrenzte Haltbarkeit, was dazu führen kann, dass große Lagerbestände zu einer Ausmusterung von Produkten führen. Durch eine durchdachte Strategie für die Lagerhaltung und Bestellung kann das Unternehmen seine Einkäufe optimieren und sicherstellen, dass die richtigen Produkte verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

Planung und Struktur in der Lagerverwaltung

Um unnötige Verschwendung zu reduzieren und sicherzustellen, dass das richtige Material bei Bedarf verfügbar ist, ist es wichtig, einen klaren Plan für die Lagerverwaltung zu haben.

- Führen Sie regelmäßige Inventuren durch – Durch einen klaren Überblick über das, was im Lager vorhanden ist, kann eine Überbestellung vermieden werden.
- Organisieren Sie das Lager – Kennzeichnen Sie Regale und Kisten, damit es einfach ist, das älteste Material zuerst zu finden und zu verwenden (FIFO – First In, First Out).
- Behalten Sie das Verfallsdatum im Auge – Viele medizinische Artikel haben eine begrenzte Haltbarkeit und müssen verwendet werden, bevor sie zu alt werden.
- Bestellen Sie nur das, was Sie brauchen – Anstatt das Lager mit einer großen Menge an Material zu füllen, machen Sie kleinere und häufigere Bestellungen, um sicherzustellen, dass das Material verwendet wird, bevor es abläuft.
- Bewerten Sie die Materialnutzung – Wenn bestimmte Produkte selten verwendet werden, kann es besser sein, eine kleinere Menge auf Lager zu haben oder auf ein langlebigeres Produkt umzusteigen.

Koordination und Einkaufsplanung

In vielen Altenheimen sind verschiedene Personen für die Bestellung verschiedener Waren verantwortlich, was zu Doppelbestellungen oder unnötig großen Lagerbeständen führen kann. Eine Lösung könnte sein:

- Ein Einkaufsrat gründen – Durch die Zusammenführung derjenigen, die für verschiedene Warengruppen verantwortlich sind, können Bedürfnisse diskutiert, Bestellungen optimiert und Erfahrungen ausgetauscht werden.
- Klare Routinen haben – Legen Sie fest, wer für was verantwortlich ist, welche Produkte bestellt werden sollen und wie oft.
- Überprüfen Sie Verträge und Lieferanten – Viele Altenheime sind durch Ausschreibungen gebunden, aber es kann dennoch lohnenswert sein, nach kosteneffizienteren Alternativen zu suchen.
- Bewerten Sie die Bestellmuster – Wenn regelmäßig zu viele bestimmte Produkte bestellt werden, müssen die Routinen möglicherweise angepasst werden.

Risiken der Überbestellung

Große Lagerbestände an medizinischen Artikeln können ein falsches Gefühl der Sicherheit vermitteln, aber sie bergen tatsächlich mehrere Risiken:

- Unnötige Kosten – Überbestellungen führen dazu, dass Geld in Material gebunden wird, das vielleicht nie verwendet wird.
- Hygiene- und Qualitätsrisiken – Verbrauchsmaterialien, die ihr Verfallsdatum überschritten haben, können sich verschlechtern und nicht mehr sicher zu verwenden sein.
- Platzmangel in den Lagern – Zu viel Material kann es schwierig machen, Ordnung zu halten und schnell zu finden, was benötigt wird.
- Umweltauswirkungen – Die Vernichtung ungenutzter medizinischer Artikel ist eine Verschwendung von Ressourcen und hat negative Auswirkungen auf die Umwelt.

Schutzausrüstung bei Infektionsausbrüchen

In Situationen, in denen ein Infektionsrisiko besteht, ist es entscheidend, dass Schutzausrüstung verfügbar ist und korrekt verwendet wird. Während Perioden der Grippe, des Norovirus oder anderer ansteckender Krankheiten muss das Altenheim einen guten Zugang zu:

- Schutzhandschuhen – Sie sollten leicht zugänglich sein und zwischen verschiedenen Arbeitsvorgängen gewechselt werden, um die Ausbreitung von Infektionen zu verhindern.
- Mundschutz und Visier – Wichtig bei Kontakt mit Bewohnern, die Atemwegsinfektionen oder andere ansteckende Krankheiten haben.
- Schutzschürzen und Einwegmäntel – Werden bei direkter Pflegearbeit verwendet, um das Risiko einer Infektionsübertragung über die Kleidung zu minimieren.
- Handdesinfektionsmittel und Oberflächendesinfektion – Sollte in allen relevanten Bereichen vorhanden sein und regelmäßig vom Personal verwendet werden.

Eine systematische Lagerhaltungsarbeit bedeutet, dass das Altenheim immer eine ausreichende Menge an Schutzausrüstung hat, insbesondere vor der Grippesaison oder bei Ausbrüchen von Magen-Darm-Erkrankungen. Durch die Planung von Bestellungen im Voraus und die Festlegung von Routinen für die Verwendung von Schutzausrüstung kann das Unternehmen das Risiko einer Infektionsausbreitung reduzieren und gleichzeitig unnötige Lageraufbauten vermeiden.

Lieferanten bieten oft Verpackungen an, die für den normalen Verbrauch in einem Altenheim zu groß sind. Wenn dies unter Berücksichtigung der Hygieneaspekte sicher erfolgen kann, können mehrere Altenheime sich eine Lieferung von Materialien teilen. Alles, um teures und wertvolles Material nicht wegwerfen zu müssen.

Reflexionsfragen - Medizinische Materialien

Leiter, Krankenschwester, Ergotherapeut und Physiotherapeut
- Haben Sie einen klaren Plan für die Bestellung und Lagerhaltung von medizinischen Artikeln?
- Gibt es Routinen zur Koordinierung von Bestellungen und zur Vermeidung von Überlagerung?
- Haben Sie bewertet, ob die Lieferantenverträge die bestmögliche Kosteneffizienz bieten?
- Wie stellen Sie sicher, dass immer genügend Schutzausrüstung bei Infektionsausbrüchen vorhanden ist?

Bewohner und Angehörige
- Haben Sie das Gefühl, dass die benötigten medizinischen Artikel verfügbar sind?
- Bemerken Sie, dass Material weggeworfen oder überflüssig wird?
- Fühlen Sie sich sicher, dass das Personal die richtige Schutzausrüstung bei Krankheitsausbrüchen hat?

Erland Olsson
Fachkrankenpfleger
Sofrosyne - Bessere Pflege jeden Tag